Regulamin korzystania z serwisu Wido Riva

1. Wstęp

Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://widoriva.com (dalej: „Serwis”), zasady świadczenia usług eventowych przez agencję Wido Riva oraz warunki współpracy z Klientami indywidualnymi i biznesowymi.

Korzystanie z Serwisu, w tym przesyłanie zapytań, dokonywanie rezerwacji oraz zawieranie umów o realizację wydarzeń, jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje postanowień Regulaminu, powinien zaprzestać korzystania z Serwisu.

2. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

• Agencja / Organizator – Wido Riva, profesjonalna agencja eventowa odpowiedzialna za przygotowanie, koordynację i realizację wydarzeń.
• Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem https://widoriva.com, prezentująca ofertę usług Agencji, referencje, realizacje oraz formularze kontaktowe i rezerwacyjne.
• Użytkownik – każda osoba fizyczna lub przedstawiciel podmiotu korzystający z Serwisu, w szczególności przeglądający treści, wysyłający zapytania lub korzystający z formularzy.
• Klient – Użytkownik, który zawarł z Agencją umowę na organizację wydarzenia lub złożył wiążące zamówienie na usługi eventowe.
• Usługa – każda usługa eventowa świadczona przez Agencję, w szczególności: organizacja wydarzeń firmowych, prywatnych przyjęć, wieczorów galowych, wieczorów tematycznych, programów rozrywkowych, obsługi scenicznej, oprawy artystycznej, stylizacji przestrzeni i kompleksowej produkcji wydarzeń.
• Wydarzenie – konkretna realizacja Usługi, obejmująca w szczególności przygotowanie koncepcji, scenariusza, oprawy, dobór wykonawców, logistykę oraz koordynację w dniu wydarzenia.
• Umowa – umowa o świadczenie usług eventowych zawierana między Klientem a Agencją, określająca w szczególności zakres, termin i wynagrodzenie za Usługi.
• Formularz – elektroniczny formularz kontaktowy lub rezerwacyjny dostępny w Serwisie, umożliwiający wysłanie zapytania lub danych niezbędnych do przygotowania oferty.

3. Zakres i charakter usług

Agencja świadczy kompleksowe usługi w zakresie projektowania i realizacji wydarzeń premium, dostosowanych do oczekiwań Klientów biznesowych i indywidualnych. Zakres Usług obejmuje w szczególności:

• organizację wydarzeń firmowych, takich jak konferencje, gale, jubileusze, spotkania integracyjne, premiery produktów i spotkania zarządcze;
• organizację prywatnych przyjęć, w tym uroczystości rodzinnych, ekskluzywnych kolacji, urodzin, rocznic oraz kameralnych spotkań;
• tworzenie wieczorów tematycznych i immersyjnych koncepcji artystycznych, dopasowanych do wizerunku marki lub charakteru okazji;
• kompleksową produkcję gal wieczornych, bankietów i eleganckich spotkań towarzyskich;
• przygotowanie programów rozrywkowych i formatów animacyjnych, obejmujących występy artystyczne, prowadzących, oprawę muzyczną i elementy interaktywne;
• współpracę z partnerami obiektowymi – dobór lokalizacji, sal, hoteli i przestrzeni eventowych, dopasowanych do charakteru wydarzenia;
• koordynację techniczną i logistyczną, w tym scenotechnikę, oświetlenie, nagłośnienie, scenografię, dekoracje oraz obsługę gości.

W ramach wybranych realizacji Agencja może oferować również wieczorne programy inspirowane elegancką estetyką salonów towarzyskich, zawsze z naciskiem na atmosferę, komfort uczestników i wysoką kulturę gościnności.

4. Warunki zamówień i rezerwacji

1. Zapytania dotyczące organizacji wydarzeń mogą być składane za pośrednictwem Formularza dostępnego w Serwisie, drogą e‑mailową lub telefonicznie. Dane kontaktowe Agencji dostępne są w sekcji Kontakt i rezerwacje.

2. Na podstawie zapytania Agencja przygotowuje wstępną propozycję programową i budżetową. Przedstawione materiały mają charakter orientacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

3. Rezerwacja terminu i zakresu Usługi następuje po:

• uzgodnieniu głównych założeń Wydarzenia (data, miejsce, szacunkowa liczba gości, charakter wydarzenia, kluczowe elementy programu),
• akceptacji oferty przez Klienta,
• podpisaniu Umowy (w formie pisemnej lub elektronicznej) oraz, o ile zostało to przewidziane,
• uiszczeniu przez Klienta zaliczki w wysokości określonej w Umowie lub potwierdzeniu dokonania przedpłaty.

4. Brak terminowej zapłaty zaliczki lub przedpłaty może skutkować anulowaniem wstępnej rezerwacji terminu, o czym Agencja poinformuje Klienta.

5. Szczegółowy scenariusz Wydarzenia, harmonogram działań, lista podwykonawców oraz techniczna specyfikacja realizacji są ustalane indywidualnie z Klientem i mogą podlegać aktualizacjom aż do daty wydarzenia, z poszanowaniem warunków określonych w Umowie.

5. Wymagania wiekowe

1. Serwis i oferta Agencji są skierowane wyłącznie do osób pełnoletnich. Użytkownik, korzystając z Serwisu, oświadcza, że ukończył 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych.

2. Wybrane formaty wieczorne, w szczególności te inspirowane atmosferą elitarnych salonów towarzyskich, mogą być przeznaczone wyłącznie dla gości, którzy ukończyli 21 lat. W takich przypadkach Agencja zastrzega sobie prawo do wprowadzenia dodatkowych ograniczeń wiekowych na poziomie zaproszeń, identyfikatorów, listy gości oraz zasad uczestnictwa w Wydarzeniu.

3. Użytkownik zobowiązany jest do potwierdzenia swojej pełnoletności przy pierwszym wejściu do Serwisu za pomocą specjalnego komunikatu (bramki wiekowej). Odmowa potwierdzenia wieku skutkuje brakiem dostępu do Serwisu.

4. Klient zobowiązany jest do przekazania Agencji rzetelnych informacji o profilu gości oraz do przestrzegania ograniczeń wiekowych wynikających z obowiązujących przepisów prawa, wytycznych obiektu oraz ustaleń z Agencją.

6. Płatności i rozliczenia

1. Wynagrodzenie Agencji za realizację Usług jest ustalane indywidualnie, w oparciu o zakres, charakter i złożoność Wydarzenia, liczbę gości, zaangażowanie podwykonawców oraz czas pracy zespołu.

2. Szczegółowe warunki płatności, w tym wysokość zaliczki, terminy płatności, forma rozliczenia oraz waluta, określane są w Umowie lub w zatwierdzonej ofercie stanowiącej jej załącznik.

3. O ile nie wskazano inaczej, płatności realizowane są przelewem bankowym na rachunek Agencji wskazany na fakturze lub w Umowie. Dniem zapłaty jest dzień uznania rachunku bankowego Agencji.

4. Agencja wystawia dokumenty księgowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Klient zobowiązany jest do podania prawidłowych danych do faktury oraz ich niezwłocznej aktualizacji w razie zmian.

5. W przypadku opóźnienia w płatności Agencja może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie, a także wstrzymać się z realizacją Usług do czasu uregulowania należności, o czym poinformuje Klienta.

6. Wszelkie opłaty dodatkowe, takie jak koszty wynajmu przestrzeni, transportu, noclegów, opłaty licencyjne, miejskie, administracyjne lub inne wymagane przepisami prawa, mogą zostać uwzględnione w budżecie Wydarzenia lub rozliczane osobno, zgodnie z ustaleniami pomiędzy Agencją a Klientem.

7. Warunki anulacji i zwrotów

1. Klient ma prawo do anulowania Wydarzenia lub wprowadzenia zmian w Umowie, z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszym Regulaminie oraz w samej Umowie.

2. Zasady anulacji, w tym terminy zgłoszenia rezygnacji, wysokość ewentualnych opłat anulacyjnych oraz możliwość zwrotu części wpłaconych środków, są każdorazowo określane w Umowie, z uwzględnieniem poniesionych przez Agencję kosztów przygotowawczych i zobowiązań wobec podwykonawców.

3. W przypadku rezygnacji z Wydarzenia po rozpoczęciu jego realizacji (np. w dniu wydarzenia) Klient ponosi pełne koszty wynikające z Umowy, chyba że strony postanowią inaczej na piśmie.

4. Jeżeli realizacja Wydarzenia nie jest możliwa z przyczyn niezależnych od Agencji i Klienta (siła wyższa, ograniczenia administracyjne, nadzwyczajne okoliczności), strony podejmą w dobrej wierze starania w celu ustalenia nowego terminu Wydarzenia lub zmiany formuły realizacji. Szczegółowe zasady rozliczeń w takim przypadku zostaną uzgodnione indywidualnie.

5. Zmiany w zakresie Wydarzenia (np. liczba gości, elementy programu, konfiguracja techniczna) mogą wpływać na wysokość wynagrodzenia Agencji i budżet całego wydarzenia. Każda istotna modyfikacja wymaga pisemnego lub e‑mailowego potwierdzenia przez obie strony.

8. Odpowiedzialność

1. Agencja zobowiązuje się do świadczenia Usług z należytą starannością, właściwą dla profesjonalnego organizatora wydarzeń, z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa oraz standardów bezpieczeństwa.

2. Agencja odpowiada za prawidłową organizację Wydarzenia w zakresie określonym w Umowie, w szczególności za koordynację działań podwykonawców, nadzór nad przebiegiem wydarzenia i jakość elementów objętych zakresem realizacji.

3. Klient ponosi odpowiedzialność za zachowanie swoich gości, szkody wyrządzone w obiekcie, w którym odbywa się Wydarzenie, oraz za przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i regulaminów obiektu, w tym wytycznych dotyczących ewakuacji, ochrony przeciwpożarowej i użytkowania infrastruktury.

4. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:

• podania przez Klienta lub Użytkownika nieprawdziwych, nieaktualnych lub niekompletnych danych,
• zdarzeń leżących po stronie obiektu, podmiotów trzecich wybranych samodzielnie przez Klienta lub czynników niezależnych (np. przerwy w dostawie mediów, nagłe warunki atmosferyczne),
• niewywiązania się Klienta z obowiązków wynikających z Umowy lub Regulaminu.

5. Odpowiedzialność Agencji z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto należnego Agencji z tytułu danej realizacji, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

6. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności stron w zakresie, w jakim wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na mocy obowiązującego prawa.

9. Prawa autorskie i własność intelektualna

1. Wszelkie treści zamieszczone w Serwisie, w szczególności teksty, zdjęcia, grafiki, materiały wideo, znaki towarowe, logotypy, elementy identyfikacji wizualnej, opisy koncepcji wydarzeń i formatów artystycznych, stanowią własność Agencji lub podmiotów, z którymi Agencja zawarła odpowiednie umowy licencyjne.

2. Treści te są chronione przepisami prawa, w szczególności przepisami o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz o własności przemysłowej. Jakiekolwiek ich kopiowanie, utrwalanie, udostępnianie, modyfikowanie, publikowanie lub wykorzystywanie w celach komercyjnych bez uprzedniej pisemnej zgody Agencji jest zabronione.

3. Klient, który w ramach współpracy otrzymuje od Agencji materiały kreatywne (np. projekty scenografii, scenariusze, layouty komunikacji, propozycje programów rozrywkowych), uzyskuje prawo do ich wykorzystania wyłącznie w zakresie i na polach eksploatacji określonych w Umowie.

4. Agencja może – za zgodą Klienta lub na podstawie odrębnych ustaleń – wykorzystywać dokumentację zrealizowanych wydarzeń (zdjęcia, nagrania, opisy koncepcji) w materiałach referencyjnych, portfolio, prezentacjach i komunikacji marketingowej, z poszanowaniem wizerunku Klienta oraz obowiązujących przepisów prawa.

10. Poufność i ochrona danych osobowych

1. Agencja zobowiązuje się do zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych od Klienta w związku z przygotowaniem i realizacją Wydarzenia, w szczególności dotyczących strategii, planów komunikacyjnych, list gości, wewnętrznych procedur czy danych kontaktowych.

2. Dane osobowe Użytkowników i Klientów przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności dostępnej w Serwisie.

3. Administratorem danych osobowych jest Agencja. Dane przetwarzane są w szczególności w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytania przesyłane za pośrednictwem Formularzy w Serwisie,
• przygotowania i przedstawienia oferty współpracy,
• zawarcia i realizacji Umowy,
• rozliczeń księgowych i podatkowych,
• obsługi posprzedażowej i ewentualnych reklamacji.

4. Użytkownikom i Klientom przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

5. Agencja stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

11. Reklamacje

1. Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą jakości lub zakresu świadczonych Usług, jeżeli uzna, że zostały one wykonane niezgodnie z Umową lub niniejszym Regulaminem.

2. Reklamacje należy składać w formie pisemnej lub drogą e‑mailową na adres wskazany w sekcji Kontakt i rezerwacje, w możliwie najkrótszym terminie, nie później niż w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zakończenia Wydarzenia lub zaistnienia okoliczności będących podstawą reklamacji.

3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:

• dane identyfikujące Klienta i Wydarzenie,
• opis zgłaszanych zastrzeżeń,
• propozycję sposobu rozwiązania sprawy (jeżeli Klient taką posiada).

4. Agencja rozpatruje reklamację w terminie do 30 dni kalendarzowych od jej otrzymania, chyba że Umowa przewiduje krótszy termin. O wyniku rozpatrzenia reklamacji Klient zostanie poinformowany w formie, w jakiej reklamacja została wniesiona, chyba że strony ustalą inaczej.

5. Złożenie reklamacji nie zwalnia Klienta z obowiązku terminowego uregulowania płatności za Usługi, o ile strony nie postanowią inaczej.

12. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od momentu jego opublikowania w Serwisie i pozostaje w mocy do czasu jego zmiany lub odwołania.

2. Agencja zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności związanych ze zmianą przepisów prawa, zakresem Usług, warunkami technicznymi funkcjonowania Serwisu lub procesami wewnętrznymi Agencji.

3. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania w Serwisie. Do Umów zawartych przed dniem wejścia w życie zmian stosuje się postanowienia Regulaminu obowiązujące w dacie zawarcia danej Umowy, chyba że strony postanowią inaczej.

4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy.

5. Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z korzystaniem z Serwisu lub realizacją Umów pomiędzy Klientem a Agencją będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Agencji, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa przewidują inną właściwość.

6. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna w Serwisie w zakładce Regulamin oraz na żądanie Klienta może zostać przesłana drogą e‑mailową.