Polityka Prywatności Wido Riva

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Wido Riva – agencja eventowa specjalizująca się w organizacji wydarzeń biznesowych i prywatnych na terenie Polski (dalej: „Administrator” lub „my”).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• adres korespondencyjny: Wido Riva, ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska
• adres e-mail: [email protected]
• telefon: +48 668 914 275

Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za nadzór nad bezpieczeństwem danych osobowych. Wszelkie pytania dotyczące prywatności, realizacji praw lub zgłoszenia naruszeń można kierować na powyższe dane kontaktowe z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

Zakres gromadzonych danych

Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszej strony internetowej oraz z naszych usług. Co do zasady możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa firmy.
• Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie adres korespondencyjny.
• Dane firmowe – nazwa i adres siedziby, NIP, informacje o profilu działalności oraz preferencjach dotyczących wydarzeń.
• Dane dotyczące zapytania – treść wiadomości przesłanej przez formularz kontaktowy, informacje o planowanym wydarzeniu, liczbie gości, terminie, charakterze wydarzenia oraz budżecie.
• Dane techniczne – adres IP, identyfikatory urządzeń, dane dotyczące przeglądarki internetowej, systemu operacyjnego, ustawień językowych, a także podstawowe informacje o sposobie korzystania ze strony (logi serwera, dane statystyczne).
• Dane związane z komunikacją marketingową – preferencje dotyczące otrzymywania informacji o naszych usługach, historii newslettera oraz aktywności w odpowiedzi na przesłane treści.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do realizacji umowy lub skutecznej obsługi zapytania. W sytuacjach, w których wymagają tego przepisy prawa, wyraźnie informujemy o obowiązku podania danych.

Cel i podstawa przetwarzania danych

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach, na poniższych podstawach prawnych:

• Realizacja usług i przygotowanie ofert – w celu przygotowania spersonalizowanej oferty wydarzenia, prowadzenia korespondencji, zawarcia i wykonania umowy o organizację wydarzenia lub współpracę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Obsługa zapytań – w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonicznie, a także w celu prowadzenia dalszej komunikacji związanej z zapytaniem (art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu ciągłości komunikacji).
• Realizacja obowiązków prawnych – w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Marketing bezpośredni – w celu promowania naszych usług, wysyłki newslettera, prezentowania nowych rozwiązań eventowych, zapraszania na wydarzenia pokazowe oraz prowadzenia działań remarketingowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, a w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy – także na podstawie udzielonej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń – w celu dochodzenia potencjalnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, które mogą wynikać z zawartych umów lub prowadzonych działań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Analiza i doskonalenie usług – w celu prowadzenia analiz statystycznych, badania jakości naszych usług oraz optymalizacji działania strony internetowej i procesów obsługi klienta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest Twoja zgoda, informujemy o tym w sposób jasny i zrozumiały w momencie jej pozyskiwania, wskazując konkretny cel oraz możliwość wycofania zgody w dowolnym momencie.

Odbiorcy danych

W celu prawidłowej realizacji usług i zapewnienia wysokiego standardu obsługi dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Podwykonawcy i partnerzy biznesowi – w tym obiekty eventowe, firmy cateringowe, dostawcy techniki scenicznej, oprawy artystycznej, transportu oraz dodatkowych atrakcji, w zakresie niezbędnym do przygotowania i realizacji wydarzenia.
• Partnerzy technologiczni – podmioty świadczące usługi hostingu, utrzymania systemów informatycznych, narzędzi komunikacyjnych, systemów CRM, newsletterowych i analitycznych działające na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
• Doradcy zewnętrzni – kancelarie prawne, biura rachunkowe, firmy audytorskie i konsultingowe, w razie potrzeby i w oparciu o odpowiednie podstawy prawne.
• Podmioty uprawnione na mocy przepisów prawa – organy publiczne i instytucje, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z obowiązujących przepisów.

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych, zobowiązane są do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i poufności danych, a także do przetwarzania ich wyłącznie w zakresie i przez czas, jaki wynika z naszych ustaleń oraz przepisów prawa.

Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dążymy do tego, aby dane osobowe były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Może jednak zaistnieć sytuacja, w której wybrani dostawcy narzędzi technologicznych lub komunikacyjnych będą przetwarzać dane poza EOG.

W przypadku przekazywania danych poza EOG zapewniamy stosowanie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, takich jak:

• zawieranie umów opartych na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję Europejską,
• współpraca z podmiotami, wobec których wydano decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych,
• stosowanie dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych zwiększających poziom bezpieczeństwa danych.

Informacje o faktycznym przekazywaniu danych poza EOG, w tym o zastosowanych zabezpieczeniach, można uzyskać, kontaktując się z nami na wskazany w niniejszej Polityce adres e-mail.

Okres przechowywania danych

Czas przetwarzania danych osobowych uzależniony jest od celu, dla którego dane zostały zebrane. Zasadniczo obowiązują następujące okresy przechowywania:

• Realizacja umów i usług – dane są przechowywane przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń związanych z umową, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Obsługa zapytań – dane przetwarzane są przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie mogą być archiwizowane przez okres do 24 miesięcy w celach dowodowych i zapewnienia ciągłości obsługi.
• Obowiązki podatkowe i rachunkowe – dane wynikające z dokumentów księgowych przechowywane są przez czas przewidziany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.
• Marketing bezpośredni – dane są przetwarzane do momentu zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania lub wycofania zgody (jeżeli marketing opiera się na zgodzie), a następnie mogą być zanonimizowane lub zarchiwizowane w ograniczonym zakresie na potrzeby obrony przed roszczeniami.
• Ustalanie i dochodzenie roszczeń – dane przechowywane są do upływu okresów przedawnienia roszczeń wynikających z właściwych przepisów prawa.

Po upływie właściwych okresów przechowywania dane osobowe są usuwane, anonimizowane lub ograniczane w przetwarzaniu, zgodnie z obowiązującymi regulacjami oraz zasadą minimalizacji danych.

Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – uzyskać dostęp do nich oraz otrzymać kopię danych.
• Prawo do sprostowania – masz prawo żądać niezwłocznego sprostowania danych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych – masz prawo żądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przez RODO, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofniesz zgodę na ich przetwarzanie.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach wskazanych w art. 18 RODO, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu.
• Prawo do przenoszenia danych – masz prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo do przesłania tych danych innemu administratorowi, o ile podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
• Prawo sprzeciwu – masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.

Aby skorzystać z przysługujących praw, skontaktuj się z nami za pośrednictwem danych wskazanych w sekcji „Administrator danych”. Na Twoje żądanie udzielimy odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia jego otrzymania, z możliwością przedłużenia tego terminu w przypadkach przewidzianych w RODO.

Prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody, masz prawo w dowolnym momencie tę zgodę wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed wycofaniem.

Zgody można wycofać, kontaktując się z nami za pomocą danych wskazanych w niniejszej Polityce lub, jeżeli jest to możliwe, poprzez odpowiednie ustawienia w wiadomościach marketingowych (np. link „wypisz się” w stopce newslettera).

Wycofanie zgody może skutkować brakiem możliwości dalszego otrzymywania wybranych informacji lub świadczenia określonych usług, o czym każdorazowo poinformujemy przed złożeniem oświadczenia.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Co do zasady nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało.

Możemy natomiast wykorzystywać podstawowe informacje o Twoich preferencjach, dotychczasowej współpracy czy aktywności w komunikacji marketingowej do lepszego dopasowania materiałów informacyjnych i ofert (np. rekomendacji wybranych formatów wydarzeń). Działania te opierają się na naszym prawnie uzasadnionym interesie polegającym na dostarczaniu treści jak najbardziej dopasowanych do oczekiwań odbiorców, nie ograniczają jednak Twoich praw ani wolności.

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego, w tym wobec działań o charakterze profilującym, w dowolnym momencie.

Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz zbliżone technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego funkcjonowania, poprawy komfortu korzystania, prowadzenia statystyk oglądalności oraz wsparcia działań marketingowych.

Pliki cookies mogą być:

• niezbędne – wymagane do prawidłowego działania serwisu i wyświetlania treści,
• funkcjonalne – ułatwiające korzystanie ze strony oraz zapamiętujące wybrane ustawienia użytkownika,
• analityczne i statystyczne – pozwalające nam lepiej zrozumieć sposób korzystania z serwisu i optymalizować jego strukturę,
• marketingowe – wykorzystywane do prezentowania treści dopasowanych do zainteresowań.

Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlamy baner z informacją o wykorzystaniu plików cookies oraz możliwością zarządzania preferencjami. W ustawieniach przeglądarki internetowej możesz również samodzielnie zmienić konfigurację plików cookies, w tym całkowicie je zablokować lub usuwać.

Szczegółowe informacje o stosowanych rodzajach cookies, okresach ich przechowywania oraz możliwościach zarządzania nimi znajdziesz w odrębnej Polityce Cookies.

Kontakt i zgłaszanie naruszeń

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją przysługujących Ci praw możesz kierować do nas:

• e-mail: [email protected]
• adres korespondencyjny: Wido Riva, ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska
• telefon: +48 668 914 275

Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje z zakresu ochrony danych, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego. W Polsce organem właściwym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dokładamy starań, aby wszelkie kwestie związane z ochroną prywatności rozwiązywać w pierwszej kolejności polubownie, dlatego zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z nami przed złożeniem skargi do organu nadzorczego.

Data ostatniej aktualizacji: 24 czerwca 2026 r.